Adjointe de direction, Adjoint(s) administratif(s), Adjoint administratif / réceptionniste

Type d’offre d’emploi: permanent et à temps plein avec avantages sociaux

Salaire: Salaire concurrentiel, selon l'expérience

La Commission des plaintes relatives aux services de télécom-télévision (CPRST) est un organisme à l’orientation client dont les bureaux sont situés au centre-ville d’Ottawa. L’organisme a pour mandat d’examiner et de régler les plaintes de la part de particuliers et de petites entreprises au sujet des services de télécommunications et de télévision, lorsque le plaignant et le fournisseur de services ne parviennent pas à trouver ensemble une solution satisfaisante.

Nous cherchons à pourvoir plusieurs postes administratifs, où les titulaires exécuteront une vaste gamme de tâches administratives et de bureau dans plusieurs services, afin de favoriser le fonctionnement efficace de l’organisation. Veuillez préciser le poste qui vous intéresse dans votre lettre de présentation.

Adjointe de direction

Nous sommes à la recherche d’une adjointe de direction qui fournira un soutien administratif au chef de la direction / Commissaire ainsi qu’à la commissaire adjointe. Ses principales responsabilités seront les suivantes :

  • Planifier et coordonner les réunions et les activités internes, notamment l’établissement des calendriers, la logistique, les services de traiteur, la préparation de documents et leur distribution.
  • Assurer la liaison entre le conseil d’administration et les intervenants externes, afin de coordonner la logistique et le calendrier des réunions et de distribuer la documentation au besoin.
  • Préparer, rédiger ou modifier une variété de documents, de présentations et de rapports qui seront distribués à l’interne et à l’externe, en s’assurant que leur disposition est convenable et que leur présentation est professionnelle, et en faire la lecture d’épreuve.
  • Répondre à une variété de messages, notamment des courriels, au nom de cadres, tout en assurant la confidentialité.
  • Mettre au point des systèmes de classement et les tenir à jour; récupérer de l’information de dossiers, au besoin.
  • Mettre au point un système de suivi de projet et le tenir à jour.
  • Gérer les calendriers, notamment la planification de réunions et de rendez-vous, avec les intervenants internes et externes.
  • Préparer des rapports sur les dépenses et les présenter, et faire des réservations de voyage au besoin.
  • Réaliser des recherches et en compiler les résultats, au besoin.
  • Fournir de l’aide aux autres rôles administratifs.
  • Soutenir le Commissaire et la commissaire adjointe dans divers projets et initiatives, au besoin.

Qualifications requises et exigences en matière d’études

  • Études postsecondaires (au moins deux ans d’études dans un collège communautaire), idéalement en administration des affaires et en gestion de projets.
  • Au moins quatre ans d’expérience dans un rôle administratif de soutien à la haute direction.
  • Bilinguisme (français et anglais), un atout; capacité éprouvée de communiquer clairement, à l’oral et à l’écrit.
  • Connaissances poussées en MS Office et Outlook.
  • Compréhension du secteur de la télévision ou des télécommunications, un atout.

Adjoint(s) administratif(s)

Nous sommes à la recherche de deux adjoints administratifs qui fourniront un soutien administratif à l’équipe juridique et réglementaire et à l’équipe des opérations. Ses principales responsabilités seront les suivantes :

  • Gérer les calendriers, notamment la planification des réunions, des appels-conférences, des séances de formation et des rendez-vous.
  • Tenir à jour les systèmes de classement et extraire de l’information de dossiers, au besoin.
  • Préparer, photocopier et compiler divers documents de la CPRST et des documents de soutien.
  • Préparer, passer en revue et modifier une variété de lettres et de documents courants et autres.
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs de services externes.
  • Passer en revue et trier le courrier électronique, déterminer les actions requises et en prendre, au besoin.
  • Aider au suivi des présences et à la planification des vacances, et signaler l’information pertinente au service de la paix.
  • Diriger la logistique courante et autre.
  • Préparer des rapports sur les dépenses et les présenter.
  • Fournir de l’aide aux autres rôles administratifs.
  • Soutenir les directeurs d’équipe dans le cadre de divers projets et tâches, au besoin.

Qualifications requises et exigences en matière d’études

  • Études postsecondaires (au moins deux ans d’études dans un collège communautaire), idéalement en administration des affaires et en gestion de projets
  • Au moins trois ans d’expérience dans un rôle d’adjoint administratif auprès de la haute direction.
  • Bilinguisme (français et anglais), un atout; capacité éprouvée de communiquer clairement, à l’oral et à l’écrit.
  • Connaissances poussées en MS Office et Outlook.
  • Compréhension du secteur de la télévision ou des télécommunications, un atout.

Adjoint administratif / réceptionniste

Nous sommes à la recherche d’un adjoint administratif / réceptionniste qui travaillera en étroite collaboration avec l’équipe des ressources humaines. Ses principales responsabilités seront les suivantes :

  • Récupérer des courriels et en envoyer, gérer le courrier entrant et sortant et les expéditions de fournitures.
  • Faire le suivi des chèques reçus et les dépôts.
  • Aider à la planification, à la coordination et à la préparation d’activités et de réunions qui touchent l’ensemble du personnel.
  • Préparer, photocopier et compiler divers documents de la CPRST.
  • Accueillir les visiteurs et leur faire signer le registre, et veiller à ce que la réception et les aires communes soient présentables.
  • Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau et de la cuisine.
  • Assurer la liaison avec l’équipe de gestion de l’immeuble et les fournisseurs externes en ce qui concerne la gestion de bureau.
  • Préparer et envoyer des messages destinés à l’ensemble du personnel.
  • Fournir de l’aide aux autres rôles administratifs.
  • Soutenir l’équipe des ressources humaines concernant divers projets et tâches, au besoin.

Qualifications requises et exigences en matière d’études

  • Études postsecondaires (au moins deux ans d’études dans un collège communautaire), idéalement en administration des affaires et en gestion de projets.
  • Au moins deux ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif général.
  • Bilinguisme (français et anglais), un atout; capacité éprouvée de communiquer clairement, à l’oral et à l’écrit.
  • Connaissances poussées en MS Office et Outlook.
  • Compréhension du secteur de la télévision ou des télécommunications, un atout.

Tous les titulaires de postes de soutien administratif doivent posséder les compétences, aptitudes et attributs suivants.

COMPÉTENCES, APTITUDES ET ATTRIBUTS

Orientation vers les résultats (prestation de services)

  • Haute capacité de gérer de multiples priorités dans les délais, sans sacrifier la qualité du travail.
  • Haute capacité d’organisation et de planification de son propre travail.
  • Bonne capacité de communiquer avec efficacité et de favoriser de bonnes relations avec les autres employés (à tous les échelons de l’organisation).
  • Très haute capacité de travailler de façon autonome, avec un minimum de supervision, et de prendre des initiatives pour faire participer les autres le cas échéant.

Orientation qualité et risque

  • Haute capacité de travailler avec une grande précision.
  • Haute capacité de travailler avec un haut degré d’éthique et d’intégrité.
  • Haute capacité d’écouter et d’agir de façon professionnelle, diplomatique et sans préjugé.

Résolution de problèmes et amélioration des processus

  • Bonne capacité d’analyser l’information et d’en tirer des conclusions pertinentes.
  • Bonne capacité de résoudre divers problèmes techniques.
  • Haute capacité de jongler avec diverses tâches pour plusieurs gestionnaires, avec des niveaux de priorité et des dates d’échéance conflictuels.
  • Haute capacité de faire preuve de jugement dans la prise de décisions.
  • Très haute capacité de manipuler de l’information confidentielle avec tact et discrétion.
  • Haute capacité de résoudre des problèmes complexes de façon autonome.
  • Bonne capacité de déterminer les problèmes et les préoccupations qui ont des répercussions sur l’efficacité de l’équipe et de prendre les mesures qui s’imposent.

Relations avec les intervenants et souci du service à la clientèle

  • Être très axé sur le service à la clientèle.
  • Capacité éprouvée de répondre rapidement aux clients à l’interne sans ambiguïté.
  • Bonne capacité de communiquer avec efficacité avec la population et les intervenants externes.
  • Bonne capacité de favoriser les relations avec les intervenants externes.

Accommodement raisonnable

La CPRST fera tous les efforts raisonnables pour accommoder des candidats touchés par un motif de discrimination protégés par la loi. Si vous avez besoin qu’une mesure d’accommodement soit mise en place, veuillez en faire la demande le plus tôt possible. Toutes les demandes d’accommodement seront considérées d’une manière juste et objective, afin que les candidats soient traités avec respect et dignité. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.

Les candidats intéressés doivent envoyer leur curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation à emploi@ccts-cprst.ca. Veuillez préciser le poste qui vous intéresse dans votre courriel. Seuls les candidats retenus seront convoqués à un test et à une entrevue.

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